Kinh nghiệm thuê văn phòng, Tin tức

Các công việc cần thực hiện khi thuê mặt bằng văn phòng mới

Bài viết nhằm mục đích giúp những doanh nghiệp đi thuê mặt bằng làm văn phòng có cái nhìn tổng quan nhất về các công việc cần làm trong quá trình di chuyển văn phòng.

 Việc tìm hiểu các công việc trước khi di chuyển văn phòng giúp bạn không bỏ qua các công việc quan trọng.

1. Giai đoạn chuẩn bị

Giai đoạn chuẩn bị giúp bạn định hình và xác lập các công việc cần thực hiện khi chuyển văn phòng.

Một là, xây dựng danh sách những yêu cầu của văn phòng mới

Bạn có thể dựa vào mục đích sử dụng, nguồn lực tài chính của công ty, sự phát triển của công ty trong tương lai để xây dựng danh sách này. Dưới đây là một số tiêu chí bạn có thể tham khảo:

– Vị trí, diện tích, ngân sách, giá thuê và thời gian thuê văn phòng.

– Hệ thống giao thông, chỗ đỗ xe trong tòa nhà, các hệ thống thông tin liên lạc, số lượng thang máy, dịch vụ đi kèm…

– Các vấn đề liên quan đến việc khởi công thiết kế nội thất văn phòng, thời gian văn phòng bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới…

– Các yếu tố khác cũng cần được quan tâm đến như phong thủy văn phòng, hạ tầng khu vực xung quanh…

Hai là, đưa ra danh sách chi tiết có đi kèm chi phí dự kiến

– Thay đổi địa chỉ trên giấy tờ, hồ sơ liên quan (nếu cần)

– Thiết kế và trang trí nội thất văn phòng sao cho phù hợp với nhu cầu công ty

– Lắp đặt đường truyền mạng, đường dây điện thoại…

Ba là, vì việc di chuyển văn phòng bao gồm rất nhiều công việc nên bạn cần chia đội ngũ ra thành các nhóm, mỗi nhóm lại phụ trách các nhiệm vụ riêng biệt. Việc này giúp cho công việc có tính hệ thống hơn.

Bốn là, do các trang thiết bị đòi hỏi việc tháo lắp liên quan đến kỹ thuật, bạn nên cân nhắc việc thuê một đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để được nhận tư vấn, trợ giúp.

Năm là, tìm và so sánh các công ty thiết kế văn phòng sao cho phù hợp với loại hình công ty mình nhất mà lại tiết kiệm chi phí.

2. Giai đoạn triển khai

Đây là lúc bạn bắt tay vào triển khai các công việc đã liệt kê trong giai đoạn chuẩn bị.

Môt là, lên danh sách các tòa nhà văn phòng cho thuê phù hợp với yêu cầu của bạn

Hai là, khảo sát, gặp gỡ trực tiếp chủ tòa nhà để thu thập các thông tin giúp bạn so sánh các tiêu chí của tòa nhà này với các tòa nhà khác.

Ba là, đi đến gia đoạn đàm phán ký kết thư mời, và hợp đồng thuê văn phòng

Bốn là, hoàn thành các thủ tục chấm dứt hợp đồng với văn phòng đang thuê hiện tại

Năm là, đàm phán và ký kết hợp đồng với đối tác thiết kế và thi công nội thất

Sáu là, thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên các loại thông tin

Bảy là, mua sắm các trang thiết bị nội thất, đồ dùng văn phòng phẩm…

Tám là, sửa đổi các loại giấy phép  kinh doanh

Chín là, thiết lập sơ đồ vị trí mới cho nhân viên

Mười là, di chuyển sang văn phòng mới

Cuối cùng, hoàn trả mặt bằng và thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ.

Tùy theo mỗi hình thức văn phòng mà các công việc cần làm khi di chuyển văn phòng sẽ có những thay đổi. Hi vọng các thông tin hướng dẫn trên giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất trong quá trình thuê văn phòng cho công ty.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *